Miguel Ángel Pellitero
CEO Diferentia
Imagen cedida por el autor
Imagina por un momento que tu clínica funcionara como una buena bicicleta de montaña. No hace falta que sea la más cara del mercado, pero que tenga buena tracción, cambios que no se encallen y, sobre todo, que no se le salte la cadena en mitad de la subida. Eso es, precisamente, lo que buscamos cuando acompañamos a las clínicas independientes: engranar bien todas las piezas. Porque no hay crecimiento estable si una parte del sistema hace “clac” cada dos por tres.
Y, siguiendo con el símil, no basta solo con una buena bici de montaña: necesitas una ruta adecuada, tener ganas de pedalear y un físico que lo aguante. Con las clínicas veterinarias es lo mismo. Antes de que tu clínica funcione bien, necesitas al cliente y al equipo.
En este artículo vamos a hablar de cómo hacer que una clínica funcione por dentro. Por eso, queremos compartir una fórmula que se repite en todas las clínicas que funcionan de verdad. Porque no es suficiente con llegar al final del trimestre con la lengua fuera y la cuenta desparramada.
VM + PE + CA
Esta fórmula es simple de recordar, pero exige enfoque para ponerla en marcha: VM + PE + CA. O, lo que es lo mismo: Vender con Margen + Producir Eficientemente + Cobrar Antes.
La primera vez que la escuchamos fue en una charla de Xavier Marcet, consultor de empresas y gran divulgador sobre gestión. Desde entonces, la hemos puesto en acción en centros grandes, pequeños, rurales y urbanos. Y siempre con una precisión casi quirúrgica.
Vender con margen (VM): no se vive solo de facturar
Es la base de cualquier negocio. Parece obvio, pero muchas clínicas no venden con margen, sino con esperanza: esperanza de que entren suficientes clientes este mes, esperanza de que las tarifas cubran los costes, esperanza de que a final de mes quede algo.
Vender con margen no es una cuestión de suerte ni de tener los precios más altos, sino una cuestión de estrategia. Tiene que ver con:
- Saber cómo compras: porque lo que compras mal, lo vendes peor.
- Saber qué ofreces: no todo lo que haces en la clínica deja el mismo margen.
- Saber a quién se lo vendes: no todos tus clientes valoran lo mismo.
Las clínicas que trabajan con grupos de compra, que revisan precios, que paquetizan servicios de forma inteligente y que conocen sus costes al detalle suelen tener más margen. Y más tranquilidad.
Por ejemplo, ¿sabes cuánto tiempo dedicas a una simple consulta? Y ese tiempo, ¿cuánto te cuesta a nivel de salarios? Porque, aunque parezca gratis, no lo es. El tiempo que dedicas a un servicio es tu principal coste.
Producir eficientemente (PE): cada minuto cuenta
Esto no va de correr más ni de ir más rápido, sino de que el esfuerzo no se disperse y de que cada minuto de tu equipo tenga un destino claro.
Hablamos de procesos, por supuesto. Y de sistemas de trabajo. De tener un equipo bien coordinado, que sabe quién hace qué y de qué manera.
Una clínica eficiente:
- Tiene tareas repartidas con lógica.
- Usa bien la agenda, sin colapsos ni huecos fantasmas.
- Cuenta con protocolos definidos para lo más frecuente.
- Aprovecha la tecnología para automatizar lo que no necesita una mano humana.
Cuando hay orden, hay margen y energía. Porque el desorden no solo cuesta dinero, también agota con un desgaste que hunde al más motivado.
Muchos propietarios lo dicen con esa media sonrisa del “no te lo vas a creer”: solo con cambiar temas básicos del día a día han recuperado horas de trabajo. Y de vida…
Este tema, el trabajo en procesos, ignorado hasta ahora en nuestro sector, es una de las grandes áreas de desarrollo en las clínicas en los años venideros.
Cobrar antes (CA): lo trabajado, cobrado
Este es, sin duda, el más olvidado de los tres pilares. Y, sin embargo, es clave.
La mayoría de las clínicas se centran en prestar servicios y, si pueden, facturar más. Sin embargo, no prestan atención al ciclo de caja. Y eso puede acabar en un estrés financiero de los buenos, porque cobrar cuanto antes significa reducir el desfase entre el trabajo realizado y el dinero cobrado.
¿Cómo? Hay muchas formas:
- Implementar sistemas de prepago o de fidelización.
- Introducir planes mensuales.
- Ofrecer packs con pago anticipado.
- Usar sistemas de financiación externa para facilitar los pagos a plazos a tus clientes.
- Establecer políticas claras para impagos (y cumplirlas).
Una clínica con tesorería sana no solo respira mejor, sino que también toma mejores decisiones porque no está vendiendo con el agua al cuello, ni aceptando condiciones de terceros por necesidad.
¿Cuánta tesorería debe tener una clínica? ¿Cómo debe organizar su caja? Pero esa es otra historia y debe ser contada en otra ocasión.
Una clínica sana no es la que trabaja más, sino la que trabaja mejor
La fórmula VM + PE + CA puede parecer simple, pero es el resultado de observar clínicas que van como un tiro y otras que no despegan por mucho que se esfuercen.
Cuando alguno de los tres pilares falla, el negocio se tambalea. Puedes vender mucho, pero sin margen, trabajas para pagar. Puedes tener buenos precios, pero si no produces eficientemente, se te escapa todo por las grietas. Y puedes tener una agenda llena, pero si cobras tarde (o no cobras), el esfuerzo no llega al banco.
La buena noticia es que todas las clínicas tienen margen de mejora. La clave está en mirar los números con frialdad, decidir con análisis basado en datos y empezar por donde más duele:
- Empieza por conocer, al detalle, cuáles son tus costes operativos. Cuánto de verdad dedicas a cada uno de tus servicios. Seguro que sabes cuánto te cuesta una vacuna, ¿y vuestro tiempo?
- En segundo lugar, organización y método. Tener un equipo bien organizado y con unos procesos bien definidos es el atajo a una mayor rentabilidad. ¿Sabes cuáles son los procesos cuello de botella en tu clínica, los que os están limitando la eficiencia? Antes de esto, ¿sabes cuáles son los procesos fundamentales en una clínica?
- Y, finalmente, las clínicas veterinarias tienen mucho que aprender de otros sectores. Tener bien fidelizados a los mejores clientes da una enorme tranquilidad al negocio. Pero, además de eso, es clave tener programas de fidelización que te creen un flujo de caja favorable.
Dirigir una clínica no debería ser una carrera de fondo con mochilas extra. Puede ser algo más parecido a esa bicicleta de montaña: bien ajustada, lista para subir lo que venga. Porque, cuando todo está en su sitio, hasta las cuestas se disfrutan.
