Adriana Méndez1, Nuria Llamas2
1Veterinaria. Business Development Director
2Veterinaria. Marketing and Communication Director
Imágenes cedidas por las autoras
La vacunación continúa siendo uno de los pilares fundamentales de la medicina preventiva veterinaria. Sin embargo, su éxito no depende solo del acto clínico, sino también de la comunicación, la organización interna y la percepción de valor por parte del tutor.
Este artículo analiza la importancia de una estrategia integral en torno a la vacunación, basada en la coordinación del equipo, la escucha activa y la comunicación efectiva.
Los resultados de recientes encuestas internas realizadas a tutores y equipos veterinarios en centros VetPartners revelan una brecha significativa entre lo que los profesionales creen que son las principales barreras para una gestión adecuada de la vacunación, como el precio, y lo que realmente preocupa a los tutores, que son la falta de recordatorios, la necesidad de información clara y la atención personalizada. Comprender y cerrar esa brecha es clave para fortalecer la relación entre el veterinario, el tutor y su mascota, así como consolidar la prevención como valor diferencial en la clínica.
La vacunación como eje de la medicina preventiva
Hoy en día la salud animal se entiende, cada vez más, desde una perspectiva integral y la vacunación representa mucho más que una rutina clínica: es un punto de encuentro entre el veterinario, el equipo auxiliar y el tutor. Vacunar no solo protege frente a enfermedades infecciosas; también refuerza el vínculo de confianza, educa al propietario y consolida la imagen de la clínica como referente en prevención.
Las clínicas con mejores tasas de vacunación suelen tener en común una cultura interna sólida, una comunicación coherente entre los miembros del equipo y un seguimiento proactivo del estado vacunal de cada paciente.
Sin embargo, los resultados de vacunación entre clínicas pueden variar notablemente, y no siempre por razones médicas. Detrás de esas diferencias suelen encontrarse factores organizativos, comunicativos y perceptivos. Comprenderlos y gestionarlos de forma consciente es esencial para mejorar la adhesión vacunal y la experiencia del cliente. Por ejemplo, la simple incorporación de protocolos claros sobre quién informa, quién agenda y quién registra las vacunas, puede marcar una diferencia significativa en la adherencia del tutor.
Preparación y coordinación interna: el éxito empieza dentro del equipo
Antes de mejorar hacia fuera, hay que mirar hacia dentro. La efectividad de los programas vacunales depende en gran medida de la coordinación interna. Reunir al equipo para analizar la situación actual es muy importante. Para ello se deben revisar las tasas de vacunación, las barreras detectadas y las herramientas disponibles en el equipo. Esto va a permitir alinear mensajes, responsabilidades y objetivos. Estas reuniones pueden complementarse con pizarras de seguimiento o tableros visibles en la clínica, donde se registren los avances semanales en vacunación. Ver el progreso motiva al equipo y refuerza el propósito compartido.
Estas reuniones favorecen la cohesión, clarifican los procedimientos (quién informa, quién cita, quién registra) y refuerzan la sensación de propósito compartido y de que estamos unidos. Contar con un coordinador de medicina preventiva o responsable de vacunación ayuda a mantener la constancia: supervisa los recordatorios, actualiza protocolos, fomenta la motivación y analiza resultados.
El reconocimiento del esfuerzo, aunque sea simbólico, también tiene un impacto positivo: un desayuno, una mención o un simple agradecimiento público pueden reforzar la implicación del equipo.
Escuchar para mejorar: qué opinan tutores y equipos
Los datos obtenidos de encuestas realizadas a tutores y a equipos veterinarios sobre la vacunación ofrecen una visión reveladora sobre las verdaderas barreras que limitan la adhesión vacunal. Y, sobre todo, muestran un contraste importante entre la percepción del profesional y la del cliente. Mientras los profesionales suelen centrarse en factores económicos o de tiempo, los tutores ponen el foco en la comunicación y el acompañamiento.
Cuando se pregunta directamente a los tutores qué les ayudaría a vacunar con mayor regularidad, las respuestas muestran una visión diferente a la que pensamos como clínicos:
“Que mi centro veterinario me recuerde cuándo le toca la vacuna”.
“Que me expliquen mejor por qué es importante vacunar y qué riesgos evito”.
“Que me informen con claridad sobre los posibles efectos secundarios”.
“Que haya carteles o folletos en la sala de espera para leer y preguntar con calma”.
Según los resultados de encuestas realizadas en nuestros equipos, más del 60 % de los tutores señaló la falta de recordatorios como principal motivo de retraso, y un 45 % destacó la necesidad de recibir más información sobre los beneficios y posibles efectos secundarios.
Identificar estas necesidades de nuestros tutores es el primer paso para cambiar la estrategia. Si las conocemos podremos diseñar acciones centradas en la experiencia del tutor: mensajes más claros, recordatorios automáticos y espacios visuales en la clínica que refuercen la importancia de la prevención.
Comunicación efectiva con los tutores: la clave del éxito
Si la principal barrera es comunicativa, la solución también pasa por reforzar la comunicación efectiva entre la clínica y el tutor. Cada punto de contacto (una llamada, un recordatorio, una consulta) es una oportunidad para educar, generar confianza y reforzar la relación. En muchos centros, la implementación de sistemas automatizados de recordatorios por SMS, WhatsApp o correo electrónico ha permitido aumentar significativamente la tasa de cumplimiento de la vacunación.
El uso de recordatorios sigue siendo uno de los recursos más eficaces para mejorar la adhesión vacunal. Los tutores valoran que la clínica se anticipe y les avise con tiempo, mediante mensajes personalizados con el nombre del animal, la fecha prevista y el teléfono directo para pedir cita. El mensaje debe ser breve, positivo y claro: incluir el nombre del animal y un enlace o número directo para agendar la cita facilita la acción inmediata. Actualmente, WhatsApp es el canal preferido por los tutores (cerca de una 64 % lo prefieren, según las encuestas realizadas en centros VetPartners) seguido del email que, aunque parece que está en desuso, se prefiere al uso del SMS y de la llamada.
¿Cuántos recordatorios hacer?
El tutor desea que se le recuerde y considera que si su clínica veterinaria lo contacta es porque se preocupa por el bienestar del paciente. Generalmente, se requerirá un mínimo de dos recordatorios para la vacuna: el primero se recomienda entre 10-21 días antes de la fecha prevista de vacunación y el segundo, el día anterior. Además, si el tutor no acude a la cita, conviene realizar un tercer recordatorio entre 10 y 21 días después de la fecha prevista.
Además, las llamadas telefónicas siguen siendo en algunas clínicas el canal preferido de comunicación tanto por los equipos de las clínicas como por los tutores.
¿Y si no ha venido a vacunar?
Se recomienda hacer una revisión cada seis meses de aquellos pacientes que, por no haber venido a vacunar, queden excluidos del envío de recordatorios automáticos por el programa de gestión. Es importante seleccionar a los pacientes que no se han vacunado en más de 15 meses y enviar un mensaje recordatorio sencillo y cercano avisando de la importancia de la vacunación.
Formación y motivación interna: comunicar con conocimiento
Transmitir el valor de la vacunación requiere conocimiento, pero también convicción. Los equipos veterinarios deben sentirse seguros y alineados en la manera de explicar por qué vacunamos, cómo lo hacemos y qué beneficios aporta. Las formaciones cortas, de 15-20 minutos, centradas en comunicación empática y argumentación sobre la importancia de la vacunación, resultan especialmente efectivas para mantener a los equipos alineados y motivados.
Promover la prevención como valor diferencial
En un sector cada vez más competitivo, la prevención es uno de los ejes que mejor define la calidad de una clínica veterinaria. Ofrecer servicios preventivos (vacunas, desparasitaciones, chequeos) no solo mejora la salud de los animales, sino que fortalece la relación con el tutor y contribuye a la sostenibilidad del negocio. Las campañas estacionales que relacionan la vacunación y la desparasitación con momentos clave del año como el verano o las vacaciones son una excelente oportunidad para recordar al tutor la importancia de mantener actualizado el calendario sanitario.
La experiencia del tutor: más allá del acto clínico
La vacunación no termina con la administración de una dosis. La experiencia completa, desde la cita hasta la despedida, determina la percepción que el tutor tiene de la clínica y su decisión de volver. Revisar el estado vacunal en cada visita, incluso si la consulta tiene otro motivo, demuestra interés por la salud global del animal y facilita mantener una comunicación continua
sobre prevención.
Cultura preventiva: medir, reconocer y mejorar
Convertir la vacunación en un eje estratégico de la clínica requiere mantener una cultura preventiva activa. Esto implica tres elementos clave: medir, reconocer y mejorar. El uso de paneles visuales, reuniones mensuales de seguimiento y la celebración de pequeños logros contribuyen a mantener viva la cultura preventiva en la clínica.
Mensaje final: vacunar es cuidar, comunicar y conectar
