La importancia del control de costes en clínicas veterinarias

Carlos Muñoz Sevilla
Departamento de Medicina y Cirugía Animal
Facultad de Veterinaria Universidad Cardenal Herrera – CEU, CEU Universities
Imágenes cedidas por el autor

En el día a día de una clínica veterinaria es fácil poner el foco en lo que más nos gusta (atender pacientes, hacer cirugías, realizar pruebas complementarias) o en lo urgente (gestionar citas, resolver imprevistos, atender quejas de los clientes, etc.) y dejar de lado lo importante: cómo hacer rentable económicamente todo ese esfuerzo. La buena noticia es que no necesitas convertirte en economista para llevar el control de tus costes. Solo necesitas entender dónde se te va el dinero, por qué, y qué puedes hacer para gestionarlo mejor.

Este artículo está pensado para ti, empresario veterinario con mentalidad clínica, que sabes que el control de costes es importante pero que aún no lo has hecho del todo tuyo. Te lo cuento sin fórmulas raras, con ejemplos y pasos prácticos, y siempre desde un enfoque positivo y realista.

¿Por qué importa el control de costes en una clínica veterinaria?

Una clínica puede tener mucho trabajo y, aun así, no ser rentable o tener servicios que no sean rentables. Eso ocurre cuando los ingresos se diluyen en una estructura de costes mal gestionada. Y aunque suene duro, cuanto más trabajo tienes sin rentabilidad, más te agotas, menos ganas de gestionar te quedan y más dinero pierdes.

Controlar los costes no es “recortar” o “abaratar”, sino entender cómo se comporta tu dinero para (imagen 1):

• Tomar mejores decisiones: ¿invierto o no en ese nuevo equipo?
• Saber qué servicios te dejan más margen, cuáles no o si pierdes en alguno.
• Ajustar precios con criterio y defenderlos con argumentos sólidos.
• Detectar fugas invisibles: desperdicio, ineficiencia, sobredimensionamiento.

Y todo esto sin perder de vista lo que más te importa: la calidad del servicio veterinario.

Tipos de costes en una clínica de animales de compañía

Entender los tipos de costes es como mirar el mapa antes de conducir. No se trata de memorizar definiciones, sino de saber qué tipos de gastos tienes y cómo se comportan (imagen 2).

Costes fijos

Son los que pagas sí o sí, aunque no entre ningún paciente ese día. Es decir, no dependen del volumen de trabajo
que tengas:

• Salarios: sueldos del personal fijo.
• Instalaciones: alquiler o hipoteca del local, mantenimiento, reparaciones, etc.
• Gastos administrativos: asesoría, seguros, licencias, mantenimiento de software, informática.
• Gastos de marketing: publicidad, web, Google, RRSS.
• Gastos de formación: congresos (inscripción, viaje, alojamiento), suscripciones a revistas (físicas o digitales), cuotas asociaciones.

Consejo: lo ideal es que los costes fijos no superen el 60-65 % de tus ingresos medios mensuales. Si esa ratio es más alta, puede que tengas una estructura sobredimensionada.

Costes variables

Cambian según tu actividad: cuanta más actividad, más costes.

• Mercaderías: medicamentos, material quirúrgico, productos de laboratorio.
• Servicios veterinarios externos: ecografía, endoscopia, traumatología, etc.
• Pruebas externas: laboratorio externo, servicios de diagnóstico (lectura de ECG, pruebas de imagen).
• Proporción de suministros: agua, electricidad, gas (en caso de que el consumo sea apreciable).

Atención: muchos veterinarios no separan bien los costes variables de los fijos. Eso dificulta saber cuánto cuesta realmente un servicio y, por tanto, decidir el precio correcto.

Amortización del equipamiento

La amortización es el reparto del coste de una inversión a lo largo de los años que lo vas a usar. No es dinero que “sale” cada mes, pero sí influye en el precio de tus servicios que van asociados al uso de un equipo.

Ejemplo: compras un ecógrafo por 12.000 € y esperas usarlo durante 6 años. Su coste amortizado anual será: 12.000 € ÷ 6 = 2.000 €. Mensualmente: 2.000 € ÷ 12 = 166,67 €.

Ese importe deberías integrarlo como un coste “virtual” en el cálculo de tu servicio de ecografía. Dependiendo del número de ecografías que hagas el precio del servicio será mayor o menor.

Errores comunes que aumentan los costes sin darnos cuenta

Aunque no se hable mucho de esto entre colegas, hay errores muy comunes en la gestión de costes (imagen 3):

• No separar lo personal de lo empresarial: imputamos gastos de nuestra vida personal a la empresa (aunque seamos autónomos) y estamos desvirtuando los costes empresariales, con el riesgo añadido de una sanción por parte de la Agencia Tributaria.
• Comprar por impulso: es muy típico pensar que “este aparato nos hará ir más rápido”, y no calculamos si se amortizará o cuántos procedimientos debemos hacer para una amortización y un precio razonables.
• No medir el tiempo invertido en cada tipo de servicio: una limpieza dental que ocupa 1 hora entera de quirófano, pero se cobra a 60 €.
• No revisar los precios de los proveedores: pactamos un consumo anual con unas tarifas que, a veces, no son las que nos cobran en la factura. Bien porque han subido los precios y no nos han avisado, bien por errores humanos. Dado que el porcentaje de este coste es alto, una variación pequeña supone un aumento importante en el dinero que nos gastamos.
• Prestar servicios con valor que no se cobran adecuadamente o no se facturan: servicios que se regalan sin ser conscientes (revisiones posoperatorias, curas, seguimientos, consejos nutricionales, etc.), servicios “incluidos” (corte de uñas, limpieza de oídos), servicios que utilizan equipamiento y no se imputa bien el coste en el precio (ecografías, fisioterapia, láser, etc.), servicios que realizan auxiliares y no se cobran (curas, consejos de educación o nutrición).

Reconocer estos errores no es fallar, es empezar a ganar margen.

Control práctico de costes: paso a paso para empezar sin ser economista

Te propongo un sistema de control básico, que puedes aplicar con Excel (o incluso a mano) empleando pocas horas al mes:

Paso 1

Clasifica tus gastos del último mes en tres bloques:

• Fijos
• Variables
• Amortización

Paso 2

Agrúpalos por categorías:

• Alquiler
• Personal
• Fármacos y fungible
• Laboratorios
• Electricidad
• Etc.

Paso 3

Calcula cuánto representan sobre tus ingresos totales. Por ejemplo, si tus ingresos fueron 25.000€:

• Personal (12.000 €): 48 %
• Alquiler (1.800 €): 7,2 %
• Medicación (6.000 €): 24 %
• Etc.

Paso 4

Identifica los desequilibrios:

¿Estás pagando más del 50% en personal y tienes poco margen?

¿Tu proveedor de medicamentos ha subido precios sin que te des cuenta?

Paso 5

Establece un objetivo sencillo para el próximo trimestre:

Ejemplo: reducir el coste de medicación un 5% sin afectar la calidad.

Herramientas útiles (y sencillas) para llevar el control sin complicaciones

No necesitas software carísimo para empezar. En la tabla 1 puedes ver algunas opciones viables.

Consejo: si usas software clínico, revisa si permite separar ingresos por servicio (consultas, cirugías, hospitalizaciones, etc.). Eso te ayudará a saber qué servicio es rentable y cuál no.

Ratios clave que deberías conocer (y cómo interpretarlos sin fórmulas raras)

Aquí tienes algunas ratios sencillas pero poderosas:

Margen bruto por servicio

Sirve para saber cuánto ganas realmente por cada consulta, cirugía o analítica.

Fórmula: precio de venta – coste directo del servicio.

Ejemplo: si cobras 60 € por una consulta y el coste total (tiempo, material, sueldo proporcional) es 30 €, tu margen es del 50 %.

Ratio de costes fijos / ingresos

Idealmente, debe estar por debajo del 65 %.

Fórmula: costes fijos mensuales ÷ ingresos mensuales.

Coste medio por paciente

Te indica cuánto te cuesta atender de media a cada cliente. Si tu coste medio es 38 € y cobras consultas a 35 €, estás perdiendo dinero sin saberlo.

Fórmula: costes totales del mes ÷ número de pacientes atendidos.

Caso práctico: ejemplo de control de costes en una clínica tipo

La Clínica PetSalud, ficticia, tiene dos veterinarios y un auxiliar, y unos ingresos mensuales de 22.000 €. Sus gastos, desglosados en la tabla 2, son de 19.300 €.

Como resultado, obtenemos que el margen bruto es de 2.700 € / mes (12,4%).

¿Es rentable? Sí, pero justo. Si suben los costes de personal o bajan los ingresos, entra en zona de riesgo.

Objetivo a 3 meses: aumentar el margen al 18 % bajando costes variables un 5 % y ajustando los precios de los servicios con bajo margen.

Conclusión: controlar los costes no es cuestión de ahorrar, sino de ganar libertad

Controlar tus costes no significa pasarte horas mirando números sin sentido. Significa tener libertad para decidir, saber si te puedes permitir contratar a alguien más, invertir en ese nuevo equipo o incluso trabajar menos sin perder rentabilidad (imagen 4).

Y todo esto se puede hacer sin perder tu esencia clínica, sin complicarte la vida y sin que te quite más tiempo del necesario.

Empieza por una hoja de cálculo. Dedícale unas horas al mes. Pide ayuda a tu asesor. Y verás cómo el control de costes se convierte, no en una carga, sino en una herramienta poderosa para cuidar de tu clínica como cuidas de tus pacientes: con inteligencia, responsabilidad y visión de futuro.