Mejorar las tareas administrativas con la inteligencia artificial

Núria Tabares Rivero
Consultora en AI, Marketing y Gestión del talento para profesionales sanitarios
Docente universitaria en gestión empresarial UAB, IL3-UB

La inteligencia artificial (IA) está revolucionando múltiples sectores, y la medicina veterinaria no es la excepción. Aunque muchas de las publicaciones hablan del impacto que va a tener en diagnósticos avanzados, también vamos a ver una gran evolución en las tareas administrativas. Hoy, softwares diseñados específicamente para clínicas veterinarias ya incorporan IA para simplificar procesos y mejorar la eficiencia. En este artículo, exploraremos las tareas administrativas más comunes en un centro veterinario y cómo la IA puede optimizarlas.

Los grandes desafíos en las tareas administrativas

Las tareas administrativas representan un desafío constante para los centros veterinarios, especialmente para los asistentes clínico-veterinarios (ACV) y el personal de recepción. Estos roles suelen enfrentar una carga de trabajo elevada, que incluye la gestión de citas, atención a clientes, manejo de documentos e inventarios, entre otras tareas. Además, mejorar la comunicación y asegurar el cumplimiento por parte de los tutores respecto a la salud de sus animales de compañía es un desafío crítico. A menudo, los propietarios olvidan citas importantes o no siguen adecuadamente los tratamientos prescritos, lo que puede comprometer la salud del paciente.

La IA se ha convertido en una herramienta clave para abordar estos retos. Al automatizar procesos repetitivos y tediosos, permite que los profesionales se enfoquen en las tareas más importantes y urgentes, como la atención al cliente y el soporte médico. Además, al reducir la carga administrativa y facilitar la comunicación con los tutores, se mejora significativamente la eficiencia operativa y se disminuye el estrés del equipo, creando un entorno laboral más saludable.

Gestión de citas y recordatorios

La gestión de citas es una de las tareas más importantes, pero también una de las más propensas a errores. Gracias a la IA, hay softwares que permiten a los clientes programar citas de forma automática, recibir recordatorios personalizados y reprogramar en caso de cancelaciones. Estos sistemas utilizan chatbots con procesamiento de lenguaje natural (PLN) para interactuar con los clientes de manera fluida, recogiendo información clave como el motivo de la visita, la disponibilidad del cliente y las necesidades del paciente. Además, la incorporación de IA generativa permite mejorar la calidad de las interacciones, ofreciendo respuestas precisas y generando resúmenes automáticos de las citas programadas. Las clínicas que utilizan recordatorios automáticos pueden reducir las ausencias hasta en un 30 % mejorando la prevención y el tratamiento y, como consecuencia, la rentabilidad.

Manejo de historiales clínicos y documentos

El manejo eficiente de los historiales clínicos es esencial, pero puede consumir mucho tiempo si se realiza manualmente. Existen soluciones que integran sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que digitalizan y organizan documentos automáticamente. Esto no solo mejora el acceso a la información, sino que también reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con la documentación. Además, herramientas como la función de dictado de voz que está disponible en programas como Microsoft Word y en softwares veterinarios, permiten transcribir de forma automática, reduciendo el tiempo que el personal dedica a la redacción manual.

Control de inventarios

Mantener un inventario actualizado es crucial para evitar desabastecimientos, desperdicios y garantizar el correcto funcionamiento de la clínica. Las tareas relacionadas con la gestión de inventarios incluyen el registro detallado de alimentos, medicamentos y materiales, el control de números de lote, fechas de caducidad y la trazabilidad de cada producto. Esto implica verificar que cada elemento esté disponible en el momento adecuado y que los medicamentos, en particular, cumplan con las normativas de seguridad y caducidad.

Con la ayuda de la inteligencia artificial, herramientas con AI permiten simplificar y automatizar estas tareas. Con AI de razonamiento y predicción se analizan patrones históricos de consumo y generan pronósticos precisos sobre el stock necesario para cada categoría de productos. Por ejemplo, la IA puede prever la demanda estacional que tienen los centros veterinarios de algunos nutracéuticos o alimentos específicos. Además, estas herramientas envían alertas cuando un producto está próximo a caducar o cuando se requiere realizar un pedido, lo que asegura que los recursos estén disponibles sin incurrir en desperdicios.

La implementación de estas soluciones no solo mejora la precisión en el manejo del inventario, sino que también libera al personal administrativo de tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en actividades más estratégicas y críticas para el funcionamiento de la clínica.

Creación y seguimiento de presupuestos médicos

La elaboración de presupuestos para pruebas médicas, cirugías y tratamientos a menudo requiere un análisis detallado y consume tiempo significativo. Además, el seguimiento de pacientes crónicos implica una planificación constante y revisiones periódicas. La inteligencia artificial facilita estas tareas al automatizar la generación de presupuestos basados en datos históricos y necesidades específicas del paciente. La IA puede estimar automáticamente los costes de servicios médicos, considerando factores como medicamentos necesarios, personal involucrado y tiempo de intervención.

En el caso de pacientes crónicos, la IA permite llevar un registro detallado de sus tratamientos y alertar al personal sobre próximas revisiones o ajustes en el plan de cuidado. Esto no solo mejora la precisión en la planificación financiera, sino que también asegura una atención constante y de alta calidad para los animales de compañía, fortaleciendo la relación con sus tutores.

Generación de informes y prescripciones automáticas

La creación de informes clínicos y recetas suele ser una tarea repetitiva, pero esencial. Ya tenemos un software en el mercado que permite generar estos documentos automáticamente, a partir de los datos clínicos registrados. En un futuro la IA puede incluso sugerir tratamientos basados en casos similares, mejorando la precisión y la eficiencia del personal veterinario. Además, la corrección ortográfica y gramatical automatizada de herramientas asegura que los documentos entregados sean claros y profesionales.

Marketing digital adaptado al sector veterinario

El marketing digital es indispensable para captar nuevos clientes y fidelizar a los existentes. Soluciones como Notion, HubSpot, Canva y ChatGPT integradas con DALL·E o Copilot con Designer permiten planificar, ejecutar y analizar campañas de manera creativa y eficiente. Por ejemplo, ChatGPT puede generar ideas de contenido para redes sociales o blogs, mientras que DALL·E o Midjourney crean imágenes personalizadas para acompañar esas publicaciones. Estas herramientas no solo optimizan el tiempo del equipo, sino que también mejoran la calidad de las campañas, aumentando su impacto.

Planificación de recursos y optimización del tiempo

La planificación de recursos en clínicas veterinarias no solo implica coordinar turnos y horarios, sino también gestionar adecuadamente las vacaciones y días festivos del personal. Las herramientas como Trello, integradas con IA, permiten simplificar estas tareas mediante tableros personalizados donde se pueden asignar turnos, programar periodos de vacaciones y coordinar la cobertura de los días festivos. Esto asegura una distribución eficiente del equipo, evitando sobrecargas laborales y garantizando un servicio continuo.

La IA, aplicada a la gestión de turnos, puede analizar datos históricos para identificar patrones de demanda, como periodos de mayor afluencia de clientes o emergencias estacionales. Basándose en estos análisis, las herramientas pueden sugerir horarios optimizados y asegurar que siempre haya suficiente personal disponible. Además, envían recordatorios automáticos a los empleados sobre sus turnos asignados, reduciendo errores, ausencias imprevistas y conflictos en la planificación.

En el caso de las vacaciones en centros con gran número de empleados, la IA puede identificar solapamientos potenciales en las solicitudes y sugerir ajustes para mantener un equilibrio operativo. Esto no solo mejora la eficiencia general, sino que también reduce el estrés del personal administrativo al evitar la gestión manual de múltiples solicitudes.

Las ventajas de integrar IA en estas tareas incluyen una mejor organización, una mayor satisfacción del equipo y una reducción significativa del tiempo dedicado a la planificación manual.

Conclusión

La inteligencia artificial está transformando la gestión administrativa en las clínicas veterinarias gracias a softwares especializados, con herramientas que no solo optimizan tareas cotidianas, sino que también mejoran la experiencia del cliente y fortalecen la reputación del centro. Adaptarse a estas tecnologías no es una opción, sino una necesidad en un sector cada vez más competitivo. Al implementar IA, los veterinarios pueden dedicar más tiempo a lo que realmente importa: la salud y el bienestar de los animales de compañía.

Sin embargo, en este proceso de digitalización, es fundamental no perder de vista la importancia de la seguridad y privacidad de los datos. Las clínicas veterinarias manejan información sensible tanto de los pacientes como de sus tutores, por lo que cualquier implementación de IA debe garantizar el cumplimiento de normativas de protección de datos y contar con medidas robustas contra filtraciones. Es crucial elegir herramientas de IA que prioricen la encriptación y el manejo ético de la información para asegurar la confianza de los clientes y proteger la integridad del centro.